University Legislation

Personal Data Protection

Práva pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) z 27. apríla 2016 č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len ako „GDPR“) a zákone č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa:

Technická univerzita v Košiciach (ďalej len „TUKE“) je Prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje vo vlastnom mene, ktorého konkrétne požiadavky na jeho určenie sú ustanovené v osobitných predpisoch, ktoré vymedzili účely a čiastočne aj prostriedky spracúvania osobných údajov.

Technická univerzita v Košiciach
Letná 9, 042 00 Košice
IČO: 00 397 610

Kontaktné údaje zodpovednej osoby (DPO):

PRAVIDLÁ OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vaše osobné údaje je potrebné v nevyhnutnom rozsahu spracúvať z dôvodu plnenia, resp. zabezpečenia povinností a úloh, ktoré nám, ako verejnej vysokej škole vyplývajú:

  • zo všeobecne záväzných právnych predpisov.

TUKE môže pristúpiť k spracúvaniu vašich osobných údajov v prípadoch, ak je rozsah osobných údajov stanovený právnymi predpismi nepostačujúci na dosiahnutie vymedzeného účelu spracúvania, aj na základe nasledujúcich právnych základov:

  • ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi Vami a TUKE vrátane predzmluvných vzťahov v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
  • ak je to nevyhnutné na splnenie úlohy TUKE, realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej TUKE v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR,
  • ak je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje TUKE podľa Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, alebo
  • ak ste udelili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

 

Informácie o spracúvaní osobných údajov na TUKE

KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE

EXTERNÍ PRÍJEMCOVIA OSOBNÝCH ÚDAJOV TUKE

  • Dopravcovia v cestnej doprave, mestskej hromadnej doprave, dráhovej doprave
  • Zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom TUKE
  • Inštitúcie Európskej únie Európska Komisia
  • Organizácie financujúce niektoré programy študentských mobilít
  • Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých je TUKE členom
  • Štátne orgány vykonávajúce pôsobnosť v oblasti školstva
  • Vedecké inštitúcie
  • Občianske združenia
  • Firmy poskytujúce technickú podporu pre informačné systémy bez vykonávania spracovateľských operácii s osobnými údajmi, ale s faktickou možnosťou oboznámenia sa s obsahom dát
  • Firmy participujúce na vedecko-výskumných projektoch v inkubátoroch alebo vedeckých parkoch
  • Firmy participujúce na vedecko-výskumnej činnosti
  • Poštoví doručovatelia a poštové podniky
  • Advokáti
  • Notári
  • Exekútori
  • Audítori

DOBA UCHOVANIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov alebo osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvy. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu TUKE v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

TUKE predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania a doba uchovania sa skončila. Po skončení vymedzeného účelu je TUKE oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu, a to na vedecké účely, účely historického výskumu alebo účely štatistiky, v ich anonymizovanej alebo pseudonymizovanej podobe.

Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať a po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať a v určitých prípadoch Vaše osobné údaje aj zlikvidovať, resp. vymazať.

DOBA UCHOVÁVANIA A VÝMAZ OÚ
Účel spracúvania osobných údajov
Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie
Vzdelávanie
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Sociálna podpora študentov 5 rokov.
V prípade dokumentáciu prijímacieho konania, dokumentáciu o zápise na štúdium a zápisoch do ďalšej časti štúdia, výpis výsledkov štúdia, kópie dokladov o absolvovaní štúdia 25 rokov odo dňa skončenia štúdia.
Register študentov (vrátane spisov študentov) v prípade riadneho skončenia štúdia 50 rokov od skončenia štúdia.
Vedecké a výskumné účely a projekty
10 rokov
Poskytovanie ďalšieho vzdelávania
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Akademická samospráva
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom TUKE
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Poskytovanie knižnično-informačných služieb
O používateľovi bezprostredne po ukončení štúdia študenta/pracovného pomeru zamestnanca alebo na jeho žiadosť alebo po 1 roku nevyužívania služieb.
Osobné údaje uvedené v záverečnej práci autora 70 rokov.
Personálne a mzdové účely
Počas trvania pracovného pomeru a uplynutí zákonných lehôt pre uchovávanie určitých typov dokumentov. Spravidla 5 až 10 rokov, doklady potrebné pre účely sociálneho a zdravotného poistenia a mzdové listy 20 rokov, v niektorých prípadoch až 70 rokov od narodenia zamestnanca.
Daňové a účtovné účely
10 rokov
Plnenie povinností TUKE v oblasti BOZP, PO a PZS
5 rokov
Ochrana utajovaných skutočností
Bezpečnostné previerky 1 rok po zániku určenia.
Plnenie povinností a úloh TUKE v oblasti krízového manažmentu
5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Na účely HM ihneď po aktualizácii údajov.
Plnenie zákonných povinností TUKE
Počas trvania právnej povinnosti, viď registratúrny plán. Spravidla 5 až 10 rokov.
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov
Spravidla 3 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Správa registratúry
Počas lehôt uloženia alebo archivácie.
V prípade dokumentov s trvalou archívnou hodnotou, trvalá archivácia údajov.
Vybavovanie sťažností
10 rokov od vybavenia sťažnosti.
Podnikateľská činnosť
Počas trvania vzťahu s dotknutou osobou týkajúceho zmluvného vzťahu.
Spravidla 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Ochrana majetku a bezpečnosti
5 rokov
Kamerový záznam 15 dní.
Počas trvania iných účelov spracúvania, na ktoré sú osobné údaje v IT systémoch spracúvané.
Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa
3 roky
Zvyšovanie povedomia o TUKE a propagácia
Až do namietania alebo do odvolania súhlasu, spravidla 1 až 5 rokov.
Štatistické účely
Počas trvania iných účelov spracúvania.

DOCHÁDZA K CEZHRANIČNÉMU PRENOSU VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV
Účel spracúvania osobných údajov
Označenie tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie
Vzdelávanie
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Vedecké a výskumné účely a projekty
Krajiny partnerov konzorcií projektov (v prípade schválenia účasti TUKE ako partnera/spoluriešiteľa na danom projekte).
Poskytovanie ďalšieho vzdelávania
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
 Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít
Partnerské zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom TUKE
Akademická samospráva
Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých členom je TUKE
Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom TUKE
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Poskytovanie knižnično-informačných služieb
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Personálne a mzdové účely
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Daňové a účtovné účely
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Plnenie povinností TUKE v oblasti BOZP, PO a PZS
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Ochrana utajovaných skutočností
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Plnenie povinností a úloh TUKE v oblasti krízového manažmentu
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Plnenie zákonných povinností TUKE
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Správa registratúry
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Vybavovanie sťažností
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Podnikateľská činnosť
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Ochrana majetku a bezpečnosti
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Zvyšovanie povedomia o TUKE a propagácia
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
Štatistické účely
prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

DOCHÁDZA K AUTOMATIZOVANÉMU SPRACÚVANIU OSOBNÝCH ÚDAJOV

K automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR môže dochádzať v týchto prípadoch:

KONTROLA ORIGINALITY ZÁVEREČNEJ PRÁCE
Použitý postup
Anti-plagiátorský softvér, ktorý skenuje verejne dostupné zdroje a získava tak do registra obrovské množstvo údajov aj z iných prác a odborných publikácií zo zahraničia, pričom tento softvér vyhodnocuje mieru zhody záverečnej práce s ostatnými prácami v registri.
Význam
Správne určenie percenta zhody posudzovanej záverečnej práce s inými záverečnými a akademickými prácami v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy.
Predpokladané dôsledky
Percentuálne rozhodnutie o zhode (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepripustenie prác vykazujúcich znaky plagiátorstva na obhajobu.

POSUDZOVANIE NÁROKU NA INTERNÁTNE UBYTOVANIE
Použitý postup
Systém Ubytovanie automaticky vyhodnocuje úspešnosť žiadostí o ubytovanie na základe bodového systému a hodnotiacich kritérií definovaných v príslušnom vnútornom predpise TUKE.
Význam
Efektívne a spravodlivé spracúvanie veľkého množstva žiadostí o pridelenie obmedzenej internátnej ubytovacej kapacity v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy.
Predpokladané dôsledky
Rozhodnutie o pridelení ubytovania (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepridelenie ubytovania.

AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE

TUKE Vaše osobné údaje získava najčastejšie priamo od Vás (ak ste uchádzačom o štúdium, študentom, účastníkom celoživotného vzdelávania, zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, riešiteľom projektu, členom akademickej samosprávy, používateľom univerzitnej knižnice, ubytovaným hosťom v ŠD alebo návštevníkom TUKE a pod.).

Osobné údaje môžete TUKE poskytnúť rôznymi spôsobmi napr. : prostredníctvom printovej prihlášky na štúdium, žiadosti CŽV, žiadosti o zaradenie do výberového konania (prijatia do zamestnania), osobného dotazníka zamestnanca, registráciou na našich webových stránkach (napr. vyplnením prihlášky/žiadosti), komunikáciou s nami najmä prostredníctvom elektronickej pošty alebo v procese uzatvárania zmluvy s TUKE a pod.

V osobitných prípadoch od tretích strán (napr. od súdov, exekútorov, sociálnej poisťovne, z dostupných registrov vedených v zmysle osobitných zákonných predpisov alebo priamo od Vašej blízkej osoby).

Na spracúvanie Vašich osobných údajov, ktoré TUKE získala pri plnení svojich úloh od tretích strán, sa pre plnenie povinnosti prevádzkovateľa transparentne informovať dotknuté osoby vzťahujú výnimky podľa čl. 14 ods. 5 GDPR. Ide napríklad o osobné údaje o spoločne posudzovaných osôb, pri posudzovaní nároku na sociálne štipendium študenta (pri zdokladovaní sociálnych pomerov v rodine študenta ako žiadateľa).

Vaše osobné údaje, ktoré TUKE nezískala priamo od Vás môže spracúvať v rámci plnenia povinností a úloh, ktoré jej vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov:

  • ako poskytovateľovi vzdelávania, ak ste napríklad rodinným príslušníkom nášho študenta alebo jemu blízkou osobou;
  • ako zamestnávateľovi, ak ste napríklad rodinným príslušníkom zamestnanca TUKE alebo jemu blízkou osobou;

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR nie ste nikdy povinní poskytnúť Vaše osobné údaje. Poskytnutie Vašich osobných údajov je založené na Vašej slobodnej úvahe a dobrovoľnom konaní. Udelený súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne a podstatné následky na Vašu osobu, ale môže sa znížiť komfort využívania niektorých služieb a Vaše informovanie o novinkách. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR poskytnutie osobných údajov je požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok nezavretie zmluvného vzťahu. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená úloha zabezpečovaná v rámci pôsobnosti orgánov akademickej samosprávy alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú TUKE ako verejná vysoká škola vykonáva vo verejnom záujme alebo má plniť v rámci svojich zákonných povinností. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem a využívame na spracúvanie Vašich osobných údajov právny základ podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo podať námietku.

 

OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA (TUKE)

TUKE spracúva osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje TUKE pri spracúvaní osobných údajov a tieto predstavujú:

  • Vedecké a výskumné účely a projekty
  • Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov TUKE
  • Zvyšovanie povedomia o TUKE a propagácia
  • Ochrana majetku a bezpečnosti TUKE
  • Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa (TUKE)

PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

Právo na prístup k osobným údajom (Čl. 15 GDPR) - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, odovzdané/doručené osobne v sídle TUKE alebo zaslané doporučenou zásielkou na Vami uvedenú adresu doručenia. V ojedinelých prípadoch Vám budú poskytnuté elektronicky, (len) ak to bude technicky možné.
Právo na opravu a doplnenie osobných údajov (Čl. 16 GDPR) - je v záujme TUKE spracúvať o dotknutej osobe len aktuálne osobné údaje. Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) osobných údajov (Čl. 17 GDPR) - máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania, alebo ak namietate voči spracúvaniu údajov a podobne. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (Čl. 18 GDPR) - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť osobných údajov (Čl. 20 GDPR) - ak sa spracúvanie osobných údajov vykonáva automatizovanými prostriedkami, za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať spracúvanie osobných údajov (Čl. 21 GDPR) - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov - v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať (odobrať). Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne na TUKE. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov - ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: 02/32313214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk.
 

Dovoľujeme si Vás upozorniť, že pri vybavovaní Vašej žiadosti o výkon práva dotknutej osoby TUKE podľa GDPR Vás môžeme požiadať o dôveryhodné overenie Vašej totožnosti, a to najmä v prípadoch, ak budú existovať pochybnosti o Vašej identite. V prípade, ak nebudeme schopní overiť (vhodným spôsobom) Vašu totožnosť, resp. autentifikovať identitu, požiadame Vás o predloženiu dokladu (totožnosti) v sídle TUKE. Je našou povinnosťou zabrániť, resp. vylúčiť poskytnutiu osobných údajov o Vás neoprávnenej osobe, ktorá sa za Vás iba vydáva. Vašej žiadosti spojenej s výkonom Vášho práva dotknutej osoby podľa GDPR je bezplatný. Ak je však Vaša žiadosť zjavne neopodstatnená, alebo neprimeraná, najmä preto, že sa opakuje, TUKE oprávnená účtovať si primeraný poplatok, ktorý zohľadňuje administratívne náklady spojené s vybavením žiadosti dotknutej osoby.

Vyššie uvedené práva možno e-mailom alebo písomne poštou uplatniť u zodpovednej osoby, ktorá na univerzite vykonáva dohľad nad spracúvaním osobných údajov.
Zodpovednej osobe takisto možno oznámiť únik osobných údajov či iné závažné skutočnosti týkajúce sa spracúvania osobných údajov Technickej univerzity v Košiciach.

Ďalšie informácie o Vašich právach môžete získať aj prostredníctvom príručky EÚ pre občanov o ochrane osobných údajov alebo na webovom sídle Úradu na ochranu osobných údajov SR (www.uoou.sk).