Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov alebo osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvy. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu TUKE v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
TUKE predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania a doba uchovania sa skončila. Po skončení vymedzeného účelu je TUKE oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu, a to na vedecké účely, účely historického výskumu alebo účely štatistiky, v ich anonymizovanej alebo pseudonymizovanej podobe.
Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať a po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať a v určitých prípadoch Vaše osobné údaje aj zlikvidovať, resp. vymazať.
| Účel spracúvania osobných údajov | Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie |
|---|---|
| Vzdelávanie | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. Sociálna podpora študentov 5 rokov. V prípade dokumentáciu prijímacieho konania, dokumentáciu o zápise na štúdium a zápisoch do ďalšej časti štúdia, výpis výsledkov štúdia, kópie dokladov o absolvovaní štúdia 25 rokov odo dňa skončenia štúdia. Register študentov (vrátane spisov študentov) v prípade riadneho skončenia štúdia 50 rokov od skončenia štúdia. |
| Vedecké a výskumné účely a projekty | 10 rokov |
| Poskytovanie ďalšieho vzdelávania | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Akademická samospráva | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom TUKE | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Poskytovanie knižnično-informačných služieb | O používateľovi bezprostredne po ukončení štúdia študenta/pracovného pomeru zamestnanca alebo na jeho žiadosť alebo po 1 roku nevyužívania služieb. Osobné údaje uvedené v záverečnej práci autora 70 rokov. |
| Personálne a mzdové účely | Počas trvania pracovného pomeru a uplynutí zákonných lehôt pre uchovávanie určitých typov dokumentov. Spravidla 5 až 10 rokov, doklady potrebné pre účely sociálneho a zdravotného poistenia a mzdové listy 20 rokov, v niektorých prípadoch až 70 rokov od narodenia zamestnanca. |
| Daňové a účtovné účely | 10 rokov |
| Plnenie povinností TUKE v oblasti BOZP, PO a PZS | 5 rokov |
| Ochrana utajovaných skutočností | Bezpečnostné previerky 1 rok po zániku určenia. |
| Plnenie povinností a úloh TUKE v oblasti krízového manažmentu | 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. Na účely HM ihneď po aktualizácii údajov. |
| Plnenie zákonných povinností TUKE | Počas trvania právnej povinnosti, viď registratúrny plán. Spravidla 5 až 10 rokov. |
| Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov | Spravidla 3 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Správa registratúry | Počas lehôt uloženia alebo archivácie. V prípade dokumentov s trvalou archívnou hodnotou, trvalá archivácia údajov. |
| Vybavovanie sťažností | 10 rokov od vybavenia sťažnosti. |
| Podnikateľská činnosť | Počas trvania vzťahu s dotknutou osobou týkajúceho zmluvného vzťahu. Spravidla 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán. |
| Ochrana majetku a bezpečnosti | 5 rokov Kamerový záznam 15 dní. Počas trvania iných účelov spracúvania, na ktoré sú osobné údaje v IT systémoch spracúvané. |
| Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa | 3 roky |
| Zvyšovanie povedomia o TUKE a propagácia | Až do namietania alebo do odvolania súhlasu, spravidla 1 až 5 rokov. |
| Štatistické účely | Počas trvania iných účelov spracúvania. |
| Kontrola dodržiavania OTP režimu zamestnancov pri vstupe na pracoviská a do iných priestorov TUKE | Po dobu vyplývajúcu z osobitných predpisov najdlhšie do 30.04.2022 |